A. 如何熟練使用辦公自動化中的excel
如何熟練使用辦公自動化中的excel
新手怎麼樣快速學習辦公自動化中的excel並運用到工作當中提高效率，遠離加班?以下為我的個人建議。
①先掌握常用快捷鍵，這是最基礎也最容易學習的，而且節省時間的效果立竿見影。最具經典的比較的就是用滑鼠拖動幾千條記錄的滾動條和使用鍵盤快速定位的區別。
②接下來根據你工作需求學習常用函數。一定是從解決問題出發來學習對應的函數，死記硬背只會事倍功半，實踐大於學習，動手好過動眼。
③掌握一些極其實用的菜單的功能，每個菜單都探索一下，微軟搞那麼多菜單不是做擺設(除了編輯菜單)。
④完成以上三步，你應該可以熟練使用excel了。到這個階段應付日常工作已經得心應手了。如果你有興趣可以做一些進階學習，比如追求表格的質量(格式美觀、表格規范、數據准確以及布局排版)，化繁為簡，少即是多，好的表格就是一份有質量的報告，數據自有其魅力，這個時候你可以嘗試學習下數據分析、數據挖掘方面的知識，也可以學習下VBA為數據分析做准備。
下方是詳細說明：
一、合理分配鍵盤和滑鼠。看到很多人連個保存都要用滑鼠去點菜單，真心替他捉急。有些人用一指禪(一般是領導)操作更是恨不得自插雙目。excel的基本操作一定是左右互搏，左手鍵盤，右手滑鼠，而且鍵盤的使用率要超過滑鼠。一般來說滑鼠用於：①選擇某個單元格。②選擇可視范圍內的小塊區域。③行列整選。④超長篇幅的滾動條拉動。⑤選擇菜單。除此之外的常用操作，強迫自己用鍵盤吧，鍵盤+快捷鍵將成為你節省時間的功臣。
二、批量數據處理的神器——公式(函數)。公式不難，難在知道怎麼用。學習公式的方法也很最簡單，不用看書，不用看教程，在編輯欄點fx，進去一個個看幾遍操作提示你就懂了。
——學習公式前先了解單元格定位，公式是通過復制和拖拉來提高效率的，在復制和拖拉的過程中會根據當前的行列改變引用的單元格。比如你引用A1，往下拖的時候會變成A2、A3...，往右拖會變成B1、C1...，有時候你不希望單元格隨拖動而改變，這個時候就需要絕對定位，也就是固定行標或者是列標。通過在行標或者列標前加“$“實現(編輯狀態下按F4快速添加，重復按則進行切換)，比如$A1，表示固定A列，無論你往右拖多少列，都是引用A1單元格，同理A$1表示固定第一行不便。很多新手在用公式的時候都會被定位搞得頭疼無比，理解以後就開啟了新天地。舉個實例，用Vlookup按條件查找sheet2表中的B:L連續區域，你可以這樣寫=VLOOKUP($A1,Sheet2!$A:$L,2,0);依次向右拖拉，把2改為3,4,5...即可(下面講如何優化)。
——公式的運用在於你靈活的安排，很多人認為凡是計算必上公式，而且嵌套越多越復雜越是高大上，唬下菜鳥可以，其實是閑的蛋疼。比如篩選一列數據的.重復值刪除，你可以用一個高大上的公式：match(A1,A:A,0)=ROW(A1),然後把結果為false的篩選出來刪掉，其實一個數據透視就搞定，但如果這個表有100列，你要用數據透視過濾我只能淚牛滿面。再比如身份證提取生日，一般用mid(a1,7,if(len(a1)=16,6,8))，其實mid(a1,7,(len(a1)=18)*2+6)，省去if嵌套，這個例子似乎不太恰當，只是說公式是死的，要提高效率關鍵還是看怎麼運用他們。還有什麼時候用Vlookup，什麼時候用Lookup，以及index和match的區別等等。
上面vlookup的例子：=VLOOKUP($A1,Sheet2!$A:$L,COLUMN(),0)，把要手動輸入的列數用當前列號函數進行嵌套，根據你要選擇數據的起始列進行+-數字調整即可。這樣你只要在B1單元格輸入一個公式，就可以愉快的向右向下隨便拖拉了。
——進階。知道了怎麼組合運用公式後，考慮的是怎麼簡化公式，可以學習下命名。還是VLOOKUP那個例子，你可以把Sheet2!$A:$L取個名字叫area，那麼公式變成=VLOOKUP($A1,area,COLUMN(),0)。命名引用區域很多的時候很有用。
三、熟練掌握菜單欄的一些常用操作。可以參考這樣的學習順序：①排序(注意擴展相關列)、凍結窗口、②篩選(自動篩選(*號、?號匹配等技巧)，高級篩選可以了解下)、③分列(固定分列和符號分列，注意分列後的數據格式)、④數據透視。其他的如條件格式、數據有效性、自定義單元格格式、自動更正等技巧也要知道。工具裡面的選項菜單是必須要全部掌握的，比如遇到大數據量公式計算的時候先改為手動重算，輸入公式填充後再改為自動重算或者直接保存，否則會卡很長的時間(可能電腦配置好不會有這個情況)。
四、數組公式。這里單獨說一下數組公式。在大范圍數據計算的時候很有用。這里說一個常用的多條件求和。sum((條件一)*(條件2)*(條件n))，輸入完公式後在編輯狀態同時按下ctrl+shift+enter，條件一般是區域比較，比如(A2：A1000=B2：B1000)，數組公式的好處是選中結果單元格，一次輸入，按組合鍵自動填充無需拖動復制(我不會告訴你數組公式計算後排序可能會很詭異的)。數組公式結合命名用使用更簡單，比如={sum((性別="男")*(學號>50)*(...))}
五、如果說excel什麼鍵用得最多，記得是ctrl+s。一分鍾保存10來次毫無違和感，從來沒有丟失數據的煩惱，別指望後台幾分鍾保存一次，對於excel熟練者來說，一分鍾已經可以完成幾張表了。這個強迫症我沿用了好多年，很有用。 ;
B. 請教：新手如何學習office 辦公軟體
1、Word 學習方法
首先了解每個軟體的「個性」。首先來講講Word。學習Word一定是承上啟下，一口氣搞定。什麼意思？技巧和技巧是環環相扣的，前面操作有問題，就會影響後面的操作。
大部分人的水平都在頁面設置階段甚至偏下，更多人可能就是用來打字存儲文字內容的，通過系統的學習可以達到「排版自動化進階」水平，也就意味著可以把公司的文檔都做成格式模板直接調用就好了，這已經極大的提高了文案排版的效率。
至於更多高端的「綜合應用進階」，只需要掌握「郵件合並」即可。不過說起來容易，郵件合並的強大功能可以讓你學好幾天，掌握「信函」和「標簽」就夠你用了，當然如果能輸出到outlook裡面自動生成郵件發出去，那就完美了。
所以一定把Word的學習當成一個「整體」去學習，而且一定是系統的學習，學習所謂的分散的Word小技巧，提整體的Word辦公提升效果並不明顯。
2、Excel 學習方法
Excel這個軟體的個性就是多面手，他的各個層面可以各成「體系」，從下圖可以很容易看懂，每個「體系」可以解決一種層面的問題，也就說如果工作中用Excel缺哪兒不會就補哪兒，如果全都缺，就全部補，每個都了解一點點也行，不用玩得特別深，就可以足以應付工作。比如Excel一點都不會，那就學表格整理操作技巧。如果數據分析玩不轉，就學數據分析部分。如果老闆對圖表有要求，那就把圖表製作做好。當然如果先把Excel做成模板，那函數必不可少，當然掌握幾個常用函數也會讓工作效率翻倍。如果會玩點VBA，你就是超級大神牛人（IB用）。
在51cto學院Excel的課程也是非常多的，有專門的函數課，專門的圖表課，專門的數據分析的課。當然還有就是全面體系講解的，但由於時間的問題，所以需要講每個體系中抓取工作中最容易碰到的問題變成授課的內容，讓企業員工們都知道有這樣的功能，工作時候搞不好會碰到，至少做到有了「眼界」，不然連Excel問題出現，網路都不知道該怎麼用關鍵詞。因為積累知道大家的「痛點」在哪裡！幫助大家減少學習Office的彎路。
總結一下，Excel是個多面手，缺哪兒補哪兒，「體系」比較平等，技巧之間的聯動性相對Word較少，但功能技巧之間的搭配也很重要，比如某個函數和某個函數搭配可以解決某類問題等等，甚至能夠放入某個工作場景里，否則大家會有一問題？我幹嘛要學這個技巧？這個技巧和我有關系嗎？
最後要說明一下的是，Excel這個軟體目前向著大數據對接的思路在進行發展，比如可以與SQL資料庫直接進行數據載入讀取，比如集成PowerBI這樣的強大數據商務智能分析，這些都算是專業領域的使用。如果對前面的技能比較熟練的基礎上可以在對此部分進行了解和學習，讓Excel成為你工作的IB（install B ）利器。
3、PPT學習方法
PPT這個軟體有點「深藏不露」的個性。這個軟體是三大Office辦公套件中，面板上按鈕個數最少的軟體之一，僅次於Outlook,但這個軟體是職場中必用的一個軟體，做工作匯報必用。要求高一點銷售對外銷售的時候演示使用，要求更高市場部做產品發布等，需要用到設計更加專業的PPT要求，設置有些需求已經超過了PPT本身的需求。
PPT的這個軟體的優勢在於，用比較簡單的操作實現比較專業的演示表達。但某些PPT愛好者會過度使用這個軟體，導致為了達到一個效果，而浪費大量的工作時間。
在沒有掌握PPT美圖設計繪制之前，重點放在PPT的文案邏輯表達梳理和PPT這個軟體是實用操作上，也就是下圖的開始兩個階段。
如果對軟體的功能有初步的認識後，可以開始學習PPT設計的部分，其實就是對文案的圖文混排操作，這時「平面設計」的相關理念甚至是「三維的設計理念」會隨之引入。這不設計部分的學習就沒有底線了，因為每個人對PPT美的標准都沒底，所以只需滿足一般平面設計的審美標准即可。學習那種有標準的設計思路與布局。
比較有意思的是，PPT設計這個層面是很多所謂的ppt高手善於發揮的部分，就是因為他沒有標准，所以可以任意發揮，所以教程的質量就因人而異了。所以學PPT不滿意就會抱怨說：「哎呀，主要是我的審美太低，太不會配色，才會那麼難看的」。PPT設計實際是有標准可參考的，在視頻里和上課時候把參數告訴大家，所有人都可以做出不錯的PPT演示文稿出來，而且效率奇高無比。
所以你會發現大部分的PPT的教程都會集中在「要把PPT做好看」這個層面，但在實際職場中可能PPT的邏輯表達和文案的准備，比PPT做好看更重要。
所以在職場中，給大家的學習PPT的建議是，用70%時間來准備文案梳理PPT的邏輯順序是否符合演講需求，30%時間用一定的平面設計標准來「設計」PPT即可。
最後我們聊聊PPT動畫部分，這部分如果單獨拎出來研究，都可以分成好幾個層次，通常的理解，「動畫」的一般作用有兩個，一個是控制演講者的演講流程，二是對復雜圖形或流程的分解演示，有助於觀眾理解其運行方式。如果要高階，可以將PPT的動畫與切換功能進行配合做成「宣傳片」，這個技能非一日之寒，但也有思路技巧可循，但在職場的使用幾率相對較低，找專業廣告公司就能搞定，無需自己學習，通常PPT愛好者可自行研究。
還是那句話PPT這個軟體的學習，推薦職場更多的是用在邏輯梳理和操作技能上，在輔助一部分的圖形設計，就可以讓自己的工作匯報與眾不同。
三個軟體都學會了，應該怎麼用？三個軟體都熟練就要學會相互的協調辦公，比如PPT的文案內容可以通過Word整理好再導入。Excel的數據可以通過Word的郵件合並進行後期的文案加工。Excel的圖表可以方便的與Word或PPT進行數據更新等等，這類相互合作的工作技巧也會使工作效率大大的提高。還是那句話，Office三大件學會了終身受用，甚至我老媽都用Excel來記錄每天的買菜情況，做出環形圖分析賣肉買魚買蔬菜的金額比例已進行適當的調整。
C. 怎麼熟練運用辦公軟體excel表格
一，首先說一下EXCEL的使用，大家都知道EXCEL是製作表格用的，以做表格為例，新建一個工作表，然後大家會看到最上面有很多工具選項，這些選項不要求大家都背過，但是一定要「記住」它的「大概位置」，為的是以後工作的時候不要到處亂找，用到誰時就知道它在哪裡。
這樣一個表格就完成了。
excel是辦公人員用的最多的辦公軟體之一，它主要作用是製作電子表格，平時用來記錄、統計數據，只要掌握了基本的操作，比如單元格格式設置及基本的算式運算之後，簡單的表格就可以獨立完成，當然，想更加精通excel，要多用才可以，才能熟能生巧。