A. 如何熟练使用办公自动化中的excel
如何熟练使用办公自动化中的excel
新手怎么样快速学习办公自动化中的excel并运用到工作当中提高效率，远离加班?以下为我的个人建议。
①先掌握常用快捷键，这是最基础也最容易学习的，而且节省时间的效果立竿见影。最具经典的比较的就是用鼠标拖动几千条记录的滚动条和使用键盘快速定位的区别。
②接下来根据你工作需求学习常用函数。一定是从解决问题出发来学习对应的函数，死记硬背只会事倍功半，实践大于学习，动手好过动眼。
③掌握一些极其实用的菜单的功能，每个菜单都探索一下，微软搞那么多菜单不是做摆设(除了编辑菜单)。
④完成以上三步，你应该可以熟练使用excel了。到这个阶段应付日常工作已经得心应手了。如果你有兴趣可以做一些进阶学习，比如追求表格的质量(格式美观、表格规范、数据准确以及布局排版)，化繁为简，少即是多，好的表格就是一份有质量的报告，数据自有其魅力，这个时候你可以尝试学习下数据分析、数据挖掘方面的知识，也可以学习下VBA为数据分析做准备。
下方是详细说明：
一、合理分配键盘和鼠标。看到很多人连个保存都要用鼠标去点菜单，真心替他捉急。有些人用一指禅(一般是领导)操作更是恨不得自插双目。excel的基本操作一定是左右互搏，左手键盘，右手鼠标，而且键盘的使用率要超过鼠标。一般来说鼠标用于：①选择某个单元格。②选择可视范围内的小块区域。③行列整选。④超长篇幅的滚动条拉动。⑤选择菜单。除此之外的常用操作，强迫自己用键盘吧，键盘+快捷键将成为你节省时间的功臣。
二、批量数据处理的神器——公式(函数)。公式不难，难在知道怎么用。学习公式的方法也很最简单，不用看书，不用看教程，在编辑栏点fx，进去一个个看几遍操作提示你就懂了。
——学习公式前先了解单元格定位，公式是通过复制和拖拉来提高效率的，在复制和拖拉的过程中会根据当前的行列改变引用的单元格。比如你引用A1，往下拖的时候会变成A2、A3...，往右拖会变成B1、C1...，有时候你不希望单元格随拖动而改变，这个时候就需要绝对定位，也就是固定行标或者是列标。通过在行标或者列标前加“$“实现(编辑状态下按F4快速添加，重复按则进行切换)，比如$A1，表示固定A列，无论你往右拖多少列，都是引用A1单元格，同理A$1表示固定第一行不便。很多新手在用公式的时候都会被定位搞得头疼无比，理解以后就开启了新天地。举个实例，用Vlookup按条件查找sheet2表中的B:L连续区域，你可以这样写=VLOOKUP($A1,Sheet2!$A:$L,2,0);依次向右拖拉，把2改为3,4,5...即可(下面讲如何优化)。
——公式的运用在于你灵活的安排，很多人认为凡是计算必上公式，而且嵌套越多越复杂越是高大上，唬下菜鸟可以，其实是闲的蛋疼。比如筛选一列数据的.重复值删除，你可以用一个高大上的公式：match(A1,A:A,0)=ROW(A1),然后把结果为false的筛选出来删掉，其实一个数据透视就搞定，但如果这个表有100列，你要用数据透视过滤我只能泪牛满面。再比如身份证提取生日，一般用mid(a1,7,if(len(a1)=16,6,8))，其实mid(a1,7,(len(a1)=18)*2+6)，省去if嵌套，这个例子似乎不太恰当，只是说公式是死的，要提高效率关键还是看怎么运用他们。还有什么时候用Vlookup，什么时候用Lookup，以及index和match的区别等等。
上面vlookup的例子：=VLOOKUP($A1,Sheet2!$A:$L,COLUMN(),0)，把要手动输入的列数用当前列号函数进行嵌套，根据你要选择数据的起始列进行+-数字调整即可。这样你只要在B1单元格输入一个公式，就可以愉快的向右向下随便拖拉了。
——进阶。知道了怎么组合运用公式后，考虑的是怎么简化公式，可以学习下命名。还是VLOOKUP那个例子，你可以把Sheet2!$A:$L取个名字叫area，那么公式变成=VLOOKUP($A1,area,COLUMN(),0)。命名引用区域很多的时候很有用。
三、熟练掌握菜单栏的一些常用操作。可以参考这样的学习顺序：①排序(注意扩展相关列)、冻结窗口、②筛选(自动筛选(*号、?号匹配等技巧)，高级筛选可以了解下)、③分列(固定分列和符号分列，注意分列后的数据格式)、④数据透视。其他的如条件格式、数据有效性、自定义单元格格式、自动更正等技巧也要知道。工具里面的选项菜单是必须要全部掌握的，比如遇到大数据量公式计算的时候先改为手动重算，输入公式填充后再改为自动重算或者直接保存，否则会卡很长的时间(可能电脑配置好不会有这个情况)。
四、数组公式。这里单独说一下数组公式。在大范围数据计算的时候很有用。这里说一个常用的多条件求和。sum((条件一)*(条件2)*(条件n))，输入完公式后在编辑状态同时按下ctrl+shift+enter，条件一般是区域比较，比如(A2：A1000=B2：B1000)，数组公式的好处是选中结果单元格，一次输入，按组合键自动填充无需拖动复制(我不会告诉你数组公式计算后排序可能会很诡异的)。数组公式结合命名用使用更简单，比如={sum((性别="男")*(学号>50)*(...))}
五、如果说excel什么键用得最多，记得是ctrl+s。一分钟保存10来次毫无违和感，从来没有丢失数据的烦恼，别指望后台几分钟保存一次，对于excel熟练者来说，一分钟已经可以完成几张表了。这个强迫症我沿用了好多年，很有用。 ;
B. 请教：新手如何学习office 办公软件
1、Word 学习方法
首先了解每个软件的“个性”。首先来讲讲Word。学习Word一定是承上启下，一口气搞定。什么意思？技巧和技巧是环环相扣的，前面操作有问题，就会影响后面的操作。
大部分人的水平都在页面设置阶段甚至偏下，更多人可能就是用来打字存储文字内容的，通过系统的学习可以达到“排版自动化进阶”水平，也就意味着可以把公司的文档都做成格式模板直接调用就好了，这已经极大的提高了文案排版的效率。
至于更多高端的“综合应用进阶”，只需要掌握“邮件合并”即可。不过说起来容易，邮件合并的强大功能可以让你学好几天，掌握“信函”和“标签”就够你用了，当然如果能输出到outlook里面自动生成邮件发出去，那就完美了。
所以一定把Word的学习当成一个“整体”去学习，而且一定是系统的学习，学习所谓的分散的Word小技巧，提整体的Word办公提升效果并不明显。
2、Excel 学习方法
Excel这个软件的个性就是多面手，他的各个层面可以各成“体系”，从下图可以很容易看懂，每个“体系”可以解决一种层面的问题，也就说如果工作中用Excel缺哪儿不会就补哪儿，如果全都缺，就全部补，每个都了解一点点也行，不用玩得特别深，就可以足以应付工作。比如Excel一点都不会，那就学表格整理操作技巧。如果数据分析玩不转，就学数据分析部分。如果老板对图表有要求，那就把图表制作做好。当然如果先把Excel做成模板，那函数必不可少，当然掌握几个常用函数也会让工作效率翻倍。如果会玩点VBA，你就是超级大神牛人（IB用）。
在51cto学院Excel的课程也是非常多的，有专门的函数课，专门的图表课，专门的数据分析的课。当然还有就是全面体系讲解的，但由于时间的问题，所以需要讲每个体系中抓取工作中最容易碰到的问题变成授课的内容，让企业员工们都知道有这样的功能，工作时候搞不好会碰到，至少做到有了“眼界”，不然连Excel问题出现，网络都不知道该怎么用关键词。因为积累知道大家的“痛点”在哪里！帮助大家减少学习Office的弯路。
总结一下，Excel是个多面手，缺哪儿补哪儿，“体系”比较平等，技巧之间的联动性相对Word较少，但功能技巧之间的搭配也很重要，比如某个函数和某个函数搭配可以解决某类问题等等，甚至能够放入某个工作场景里，否则大家会有一问题？我干嘛要学这个技巧？这个技巧和我有关系吗？
最后要说明一下的是，Excel这个软件目前向着大数据对接的思路在进行发展，比如可以与SQL数据库直接进行数据加载读取，比如集成PowerBI这样的强大数据商务智能分析，这些都算是专业领域的使用。如果对前面的技能比较熟练的基础上可以在对此部分进行了解和学习，让Excel成为你工作的IB（install B ）利器。
3、PPT学习方法
PPT这个软件有点“深藏不露”的个性。这个软件是三大Office办公套件中，面板上按钮个数最少的软件之一，仅次于Outlook,但这个软件是职场中必用的一个软件，做工作汇报必用。要求高一点销售对外销售的时候演示使用，要求更高市场部做产品发布等，需要用到设计更加专业的PPT要求，设置有些需求已经超过了PPT本身的需求。
PPT的这个软件的优势在于，用比较简单的操作实现比较专业的演示表达。但某些PPT爱好者会过度使用这个软件，导致为了达到一个效果，而浪费大量的工作时间。
在没有掌握PPT美图设计绘制之前，重点放在PPT的文案逻辑表达梳理和PPT这个软件是实用操作上，也就是下图的开始两个阶段。
如果对软件的功能有初步的认识后，可以开始学习PPT设计的部分，其实就是对文案的图文混排操作，这时“平面设计”的相关理念甚至是“三维的设计理念”会随之引入。这不设计部分的学习就没有底线了，因为每个人对PPT美的标准都没底，所以只需满足一般平面设计的审美标准即可。学习那种有标准的设计思路与布局。
比较有意思的是，PPT设计这个层面是很多所谓的ppt高手善于发挥的部分，就是因为他没有标准，所以可以任意发挥，所以教程的质量就因人而异了。所以学PPT不满意就会抱怨说：“哎呀，主要是我的审美太低，太不会配色，才会那么难看的”。PPT设计实际是有标准可参考的，在视频里和上课时候把参数告诉大家，所有人都可以做出不错的PPT演示文稿出来，而且效率奇高无比。
所以你会发现大部分的PPT的教程都会集中在“要把PPT做好看”这个层面，但在实际职场中可能PPT的逻辑表达和文案的准备，比PPT做好看更重要。
所以在职场中，给大家的学习PPT的建议是，用70%时间来准备文案梳理PPT的逻辑顺序是否符合演讲需求，30%时间用一定的平面设计标准来“设计”PPT即可。
最后我们聊聊PPT动画部分，这部分如果单独拎出来研究，都可以分成好几个层次，通常的理解，“动画”的一般作用有两个，一个是控制演讲者的演讲流程，二是对复杂图形或流程的分解演示，有助于观众理解其运行方式。如果要高阶，可以将PPT的动画与切换功能进行配合做成“宣传片”，这个技能非一日之寒，但也有思路技巧可循，但在职场的使用几率相对较低，找专业广告公司就能搞定，无需自己学习，通常PPT爱好者可自行研究。
还是那句话PPT这个软件的学习，推荐职场更多的是用在逻辑梳理和操作技能上，在辅助一部分的图形设计，就可以让自己的工作汇报与众不同。
三个软件都学会了，应该怎么用？三个软件都熟练就要学会相互的协调办公，比如PPT的文案内容可以通过Word整理好再导入。Excel的数据可以通过Word的邮件合并进行后期的文案加工。Excel的图表可以方便的与Word或PPT进行数据更新等等，这类相互合作的工作技巧也会使工作效率大大的提高。还是那句话，Office三大件学会了终身受用，甚至我老妈都用Excel来记录每天的买菜情况，做出环形图分析卖肉买鱼买蔬菜的金额比例已进行适当的调整。
C. 怎么熟练运用办公软件excel表格
一，首先说一下EXCEL的使用，大家都知道EXCEL是制作表格用的，以做表格为例，新建一个工作表，然后大家会看到最上面有很多工具选项，这些选项不要求大家都背过，但是一定要“记住”它的“大概位置”，为的是以后工作的时候不要到处乱找，用到谁时就知道它在哪里。
这样一个表格就完成了。
excel是办公人员用的最多的办公软件之一，它主要作用是制作电子表格，平时用来记录、统计数据，只要掌握了基本的操作，比如单元格格式设置及基本的算式运算之后，简单的表格就可以独立完成，当然，想更加精通excel，要多用才可以，才能熟能生巧。