1. 淺談如何做好檔案管理工作
檔案管理工作面臨問題的幾點建議
一.強化檔案意識對檔案工作有巨大的推動作用
對於檔案管理人員來說應根據新時期的特點，解放思想，轉變觀念，樹立全新的服務意識，打破傳統的封閉型服務模式，建立開放型、超前性服務模式，主動了解社會需求，進行專題分析研究，大力發掘館(室)藏中的各類信息，運用各種現代化技術手段加大檔案信息資源的綜合開發，為社會提供高效能的檔案信息服務。這樣才能形成一個檔案工作的良性循環，唯有如此，全社會的檔案意識才會真正得到增強。
二.做好檔案工作全程服務意識
1.做好檔案開發利用工作效果的全程服務，實現檔案開發利用工作的價值
在做好超前服務和參與服務工作後，及時總結、歸納、匯集和分析各種利用效果的數據，從中發現問題，找出規律，全程做好服務。看檔案開發利用工作到底為業務工作提供了哪些服務，解決了什麼問題，取得了哪些社會和經濟效益;看檔案工作自身存在哪些薄弱環節和不足之處，如檔案材料收集是否齊全，整理是否系統，組卷是否合理，鑒定是否准確，檢索工具是否實用等。
2.做好全程服務，加強重點檔案信息資源的二次開發
在全程跟蹤服務過程中，通過對使用單位的調查、借閱內容的統計、使用方法的分析、編研實用性的排列等，對開發利用工作中使用過的檔案實體有一個全面的了解，從中發現使用頻率很高、查閱單位眾多、利用人次頻繁、涉及范圍廣泛的檔案材料。這部分檔案信息資源將是下一個或今後若干個開發過程中所需要和不可缺少的，也是在即將到來的利用高潮中，需要大量查閱和利用參考的。
為此，應該在進一步的.追蹤服務中，掌握好檔案信息的回溯性、本源性、憑證性、連續性和內向型，並與相關的文獻、資料、情報和其他形式、載體的信息資源匯總融合，進行二次加工提煉，形成新的更具針對性、更切合實際，具有更高價值和水平的二次文獻，以滿足新的一輪實用需求。
3.做好全程服務，完善檔案開發利用工作的分析和預測
首先應對過去階段利用狀況進行全面分析，為下一階段提供利用打好基礎。如檔案利用數量、范圍、卷次、類型，以及利用者類型、職業、要求、心理狀態、用途劃分等;其次要對過去階段利用特點進行分析，提取最具本部門業務特色的典型實例，以及對過去利用方向的熱點、敏感點和主要工作類型，加以分析和論證;第三要在前兩點分析基礎上，對下一階段開發利用的方向進行預測，包括具體業務部門的需求，發展動態分析，重點利用方向的跟蹤調查以及周期性需求變化等等。
三.提高檔案信息資源的開發利用水平是檔案工作的根本
檔案收集、管理的主要目的是為了利用，利用才能充分顯示檔案的價值。因此，檔案工作者應加強開發利用檔案信息資源意識，通過為國家、社會乃至學校各項工作提供全方位的服務，以充分發揮檔案的作用。
在當今信息化時代里，如果檔案工作仍停留在收集、整理、保管及被動提供利用的水平上，是適應不了形勢發展需要的。因此，在開發利用檔案信息資源方面，檔案工作者首先要解放思想，更新觀念，從封閉型的檔案管理體制中擺脫出來，變被動為主動，改變過去那種坐等守攤的狀況。
四.實現檔案管理工作創新的途徑
1.思想觀念的創新
觀念創新是管理創新的前提。管理創新的過程將始終貫穿著觀念創新的思想。管理創新必須確立現代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網路化、社會化，把知識和創新作為檔案工作的管理目標，逐步改變以往“重藏輕用”的落後觀念。
2.管理方式的創新
檔案館(室)雖然收藏有豐富的信息資源，但是相對於使用者的多樣化要求，人們仍然會感到館藏資源的不足。這一方面是由於檔案資源量的有限性，也是由於管理方式落後導致的利用效率不高。所以，必須在充實館藏內容，提高館藏質量的基礎上，有目的、有重點、有計劃地採集用戶的需要的檔案資源，並對檔案文獻資源不斷地進行優化、組織、集成，使其系統化、規范化、有序化，及時、准確、高效地為用戶提供服務。
3.服務方式的創新
如何更好地創新服務方式，需要我們在實踐中不斷發現新的檔案需求和更好滿足需求的服務方式。在工作中，要加強和提高檔案服務的主動性、針對性和及時性;要重視和加強對檔案利用者的研究，不僅研究當前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙，以利用者的需求和潛在需求來加強檔案服務的創新，使檔案管理工作與國際接軌。
2. 如何才能做好檔案的管理
檔案管理工作做得如何，是衡量單位工作業績與管理水平的重要尺度，是提高單位工作質量和工作效率的必要條件。為進一步促進單位科學發展提供了第一手資料。以下是我整理的如何才能做好檔案管理的相關內容，大家一起來看看吧。
如何才能做好檔案管理 篇1
一、規范公文處理，把好公文形成關
檔案就是完成了書面工作處理程序，將接收的信息和所記敘的內容進行備案的歷史工作文件。因此書面方式的公文的准備工作是檔案工作的第一步，要規范的處理公文，細致的審查公文，公文形成的過程要嚴格把關，這是把檔案管理工作做好所需的基礎。
公文的草案擬制是公文形成所需的一個重要環節，有了大致的計劃方向才能更好的進行下一步，不同單位的草案擬制部門各不相同，有些單位的公文草案擬制是由相關辦公室統一擬制，有些則是由相關的部門先立草案然後遞交給辦公室負責印製。但各個部門公文起草人員的水平和質量有一定差異，對於公文擬制所需的要求理解分析不一致，可能會導致擬制的文件質量上不盡人意。主要存在著以下幾個問題：
1、體裁使用不正確，比如請示公文和報告公文沒有明確區分;一份公文卻請示多個事件;沒有按照規則運動文種。
2、一些公文的附件標識不明確，一些公文有附件，沒有在規定的地方作出任何標識，也沒有在公文附件的名稱前標注出詳細的序號，整個公文的行文程序混亂。
3、公文主題標注不明確，不便查閱。
4、公文中沒用規范的使用數字。
以上情況，對磨耐於公文轉變成檔案的立卷和歸檔有著較大影響。因此，負責公文起草擬制的工作人員，有責任和義務對各個部門的公文進行查看，仔細審核，尤其是一些關鍵的字、句、詞要嚴格把關，在有問題的情況下，要盡快通知提供公文初稿的單位，告知對方具體情況，將出現錯誤的地方及時協商解決。
二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起
在將公文相關事務處理結束之後，便可以將公文進行保存，並把公文的類別進行整理和分類，將其中內容不重要和普通的另外保存，不能丟棄。如果遇到涉及到重要內容的公文，例如涉及單位的重大開會、重大事件以及單位要求保存的公文，這類公文就需要明確標注，以備隨時查閱。要做好這項工作，務必要遵守以下幾個條件：
1、對於這項檔案整理工作，需要有清晰的認知，要把管理檔案工作做好，就要把公文的管理規范熟知，才能將公文員工作真正融合，還要提前對所負責部門的檔案翻查，掌握所有檔案信息，保證檔案有高質量，以防檔案重復，使檔案管理更便捷、科學。
2、作為檔案工作人員，必須要有職業責任感，對工作也要有較強的學習能力，將檔案記載在大腦中，對每一份檔案都要認真細心，對每一份檔案都做出正確的評價。將檔案工作生活化、日常化。
3、作為公文文秘要時常學習新的專業知識，及不斷提高自身的職業素質。公文工作員的檔案工作是一項比較專業帶有技術性的工作，在日常中要加強學習檔案方面的知識，隨身攜帶相關的專業書籍，時常范圍，做到在工作中積累經驗，在工作中加強學習。這樣才能較高的工作效率。
三、完善公文材料，做好檔案收集工作
檔案管理部門在文公分類入檔的時候，需要先檢查形成公文的前期材料，在過程中，需要翻閱其他附屬資料，如果發現公文前期資料中有沒入檔的附件要向相關部門或單位催要，過程中發現同一公文中有個別公文沒有按照規定時間交還的，要跟蹤回收，堅決不能讓公文檔案長時間的的停留在他人的手中，這不但可能會對檔案造型損壞、遺失，也會因為時間過長而遺忘檔案的收歸，對檔案管理工作帶來重大的失誤。所以在檔案管理的工作中，要不斷的復查過去的歷史進程，對檔案流向掌握清晰，在過程中，需要注意以下幾個方面：
1、檔案整理工作必須從平時做起
對於上級發文，做完收文登記後，首先應鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰;而另一部分文件，退出現行領域之後，卻具有儲存價值，能使後人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應按檔案整理規范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，後進行傳閱，閱辦完畢後，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。
2檔案整理工作應注重細節
瞎畢春對於單位的文件以及領導簽發後，一定要及時的將所有的文件資料收集完整，按照資料的內數侍容順序，依次為正式文件、簽發文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整並統一裝訂成冊，初步完成「件」，由零散「頁」到集中歸整為「件」，到正式整理時裝盒為「卷」。這檔案管理工作入檔以前需要做的必須事件，過程務必不能有所遺漏，否公文檔案不完整，會給後期的查閱工作帶來誤導，影響整個檔案管理的完整性。
檔案的管理工作的良好運作，不僅對單位管理層對單位情況能夠隨時調查翻閱，了解單位目前的大致情況以外，還能給單位調整政策帶來依據，為單位改革提供歷史數據;也是向社會各界證明其單位優越成績的證明，和其他的方面的合作的基礎。
做好檔案的管理工作不僅僅是對於單位有益，對於整個社會檔案管理工作也具有進步性。在我國現目前不斷的發展的背景之下，不斷對檔案管理手段進行創新，以更創新、更方便的方式整理單位檔案，可以全面的反應單位的整體情況。
四、善於交流，接受新信息，達到資源共享
一個檔案管理的工作人員，需要不斷的積累經驗，對於不斷遇到的難題要積極的向上級部門或者同事請教，不能夠隨意的憑借自己主觀隨意把檔案歸類，需要結合實際情況對檔案和調查的資料相結合，也可以有創造性的進行歸檔，但切記要根據相關規范來處理。在工作期間，檔案管理人員要不斷強化自身的責任意識感，建立良好的職業精神。迅速的接納新興信息，擴寬知識面，將知識經驗融入到檔案管理的工作中。
五、結語
檔案管理工作是我國政府、企業良好長遠發展的重要一環，是為了讓我國現在的檔案管理工作更加的完善，提高檔案管理工作人員的工作水平及素質，加強檔案管理員對於檔案管理工作的熱情和責任感，全心身的投入到檔案管理的工作之中。使得檔案管理更加科學規范化，更好的完成與各部門的工作配合，提高整個工作流程效率，減少繁瑣的環節，為政府、企業發展形成良性循環。
如何才能做好檔案管理 篇2
高速公路的運營不僅對高速公路的建設負責，還對高速公路的管理以及維護負責，因此，高速公路系統單位需要動用到大量的人力物力資源，在運營管理規模不斷擴大的過程中，也面臨著大量的人事變動。高速公路系統人事檔案管理對系統內人力資源開發以及人才政策制訂方面提供依據，具有非常重要價值。
1.高速公路系統人事檔案管理概述
人事檔案是以個人為單位根據人員的自身情況、個人經歷和思想道德表現等情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用，在個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險以及開具考研等相關證明時，都需要使用檔案。是系統全面考察人員和管理、使用人才的重要參考依據。人事檔案對高速公路系統單位人力資源管理工作的發展、人事改革和調動等行政工作的開展都是極為重要的。我們有必要對高速公路系統人事檔案管理工作進行分析和總結，提出更多有利於人事檔案工作發展的建議，使人事檔案管理工作能夠更好地發揮其對系統內其他部門工作的輔助作用。
2.目前高速公路人事檔案管理中的問題
2.1 檔案管理的信息化程度低
高速公路系統人事檔案管理的信息化程度低，是高速公路系統單位人事檔案管理中最主要的問題。在信息化時代，無論是人事檔案查閱、調動，還是應用，都離不開網路，但高速公路系統內人事檔案管理尚不能滿足信息化檔案應用的要求，使得檔案管理工作本身的效率大大降低。
2.2 檔案管理工作人員素質不足
在現代企業管理中，人本管理是最主要的.思路，這就意味著，高速公路系統單位各項工作都應該遵從「以人為本」的理念。但檔案管理工作並沒有完全體現出「以人為本」的特徵，員工調取檔案步驟繁瑣、檔案服務性較差，主要是因為檔案管理工作人員素質不足造成的，這也是高速公路系統單位人事檔案管理中亟待解決的問題。
2.3 檔案管理制度不完善
高速公路系統單位人事檔案管理中存在著檔案工作積極性不足，檔案調用程序復雜、檔案利用率不高的問題，同時，還有許多人事檔案因為格式不一致需要重新整理，加大了檔案工作的難度。究其根本原因，在於檔案管理制度不完善，現行的檔案管理制度並沒有對檔案管理工作人員的績效考核、薪酬待遇等方面建立一套規范的人事檔案管理體制的標准。
3. 做好人事檔案工作的策略
3.1 加強人事檔案信息化建設
高速公路系統單位人事檔案管理技術落後是導致檔案管理工作效率低的主要原因，採用信息化的檔案管理方式是必要的。信息化的檔案管理方式既能保證檔案信息的快速獲取，也可以有效提高檔案的安全性。要實現全面的信息化檔案管理，首先需要增加對檔案管理的資金投入，購置檔案管理信息化所需要相應的軟、硬體設施，如最基本的辦公室常用設備，列印機、掃描儀、電腦等，檔案管理部門必須及時了解工作需要哪些設備;其次，應該制定檔案管理信息化的戰略，包括建立人事檔案資料庫、檔案工作軟體的應用、系統單位檔案庫與政府檔案庫的聯網、系統內各部門之間的檔案聯網等，並真正實施這些信息化管理戰略，設立專門的監督部門對信息化過程進行全程掌控。
3.2 提高檔案工作人員的職業素質
提高檔案工作人員的職業素質，是提高高速公路系統人事檔案工作效率的必要途徑之一。首先，應針對年齡偏大的檔案管理工作人員進行計算機類的職業技能培訓，使他們能夠熟練使用計算機進行網上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率;其次，應重視優秀的人才的引進，以保證先進的檔案管理模式能夠有效推行;最後，應根據檔案管理使用的新技術、新軟體的特點，對在崗檔案管理人員的技術培訓，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識，維護檔案的安全穩定。
3.3 完善檔案管理制度
進一步完善檔案管理制度。首先，高速公路系統單位應該就人事檔案的類型進行嚴格的標准格式制定，要求系統內各部門按照人事檔案的標准格式提供紙質檔案和電子檔案，以此減輕檔案工作人員的工作壓力;其次，系統單位應該就檔案工作人員的崗位職能和崗位責任制定明確的崗位說明書，並對人事檔案工作人員制定相應的、合理的績效考評制度，保證在績效考評制度之下，人事檔案工作人員能夠根據工作的積極性不同、責任心發揮的程度不同、對檔案工作的貢獻不同得到不同的薪酬待遇，只有這樣，才能對檔案工作人員起到有效的激勵。
4. 結語
綜上所述，高速公路系統單位人事檔案工作對本單位各項事務發展都起到重要的輔助作用，而目前系統內人事檔案管理還存在管理方法不夠先進、檔案工作人員職業能力不足、檔案管理制度不完善的問題。高速公路系統單位應該根據自身人事檔案管理的現狀進行一系列的改革，使檔案工作真正達到高效、有用，體現出其對高速公路運營發展的服務作用。
3. 企業做好檔案管理的方法
導語：檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等一系列活動的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權威的、可信的檔案信息服務。隨著時代的發展和社會的進步，現代檔案管理工作已成為相對較為專業化、復雜化的系統工程，尤其在檔案管理現代化的發展要求下，檔案管理工作面臨著新的挑戰和機遇。
企業做好檔案管理的方法
1.人是做好檔案管理工作的主體
檔案管理人員的素質直接影響著檔案管理工作,因此提高檔案管理人員的素質是提高檔案管理工作水平的重要前提，一名合格的檔案管理人員應具備三方面基本素質：
1.1思想政治素質良好
思想政治素質指檔案管理人員的政治理論水平、政治態度及嚴守黨和國家機密的意識等。
1)檔案工作的政治性決定了檔案管理人員必須具有正確的政治方向和高度政治責任感，樹立正確的政治觀、價值觀
檔案管理人員要與時俱進,加強政治學習,正確理解黨的路線、方針和政策,不斷提高政治覺悟和黨性修養。
2)具有堅定的政治態度和敏銳的政治洞察力
在涉及檔案工作的路線、方針、政策等重大原則問題上同黨中央保持高度一致,恪守檔案工作紀律,貫徹執行《檔案法》等檔案法律法規文件。樹立正確的法制觀念,強化依法治檔的意識,提高明辨是非的能力,遵紀守法,確保檔案在政治上的安全。
3)忠實可靠,嚴守機密,具有強烈的保密意識
機密性是檔案工作的另一個重要特點。檔案人員肩負著保守機密的重任,必須在政治上是信得過的,守口如瓶,不該說的堅決不說,具有良好的保密素養。此外,還要有嚴格的保密習慣,不隨便擺放有密級的文件材料,不擅自允許閑雜人等進入檔案庫房重地等。值得指出的是,在檔案數字化管理的網路時代,檔案人員的保密延伸到了檔案信息的網路安全。總之,檔案人員要做到不傳密,不泄密,確保檔案信息的安全。
1.2具有崇高的職業道德素質
要干好一個行業,從業人員必須具備該行業的職業道德,檔案工作人員同樣要遵循檔案工作職業道德,概括起來大致有三個方面:
1)熱愛檔案工作和檔案事業
檔案工作是一項重要的基礎性的工作,作為一名檔案人員,應該認識檔案工作的重要地位。只有熱愛一項工作或者一份事業時,才有可能為之嘔心瀝血,為之廢寢忘食,為之無私奉獻。檔案是國家的寶貴財富,熱愛檔案工作和檔案事業,檔案人員自然有一種榮耀感,以從事如此神聖的工作為榮,以守候如此偉大的事業為耀。這是檔案人員首先具備的職業思想。
2)甘於奉獻,以服務為己任
檔案工作是一項服務性、輔助性的工作,它必須通過為其他工作的服務,才能體現自身價值,從而體現檔案管理人員的價值。因此,檔案管理人員更應該很好地為管理檔案工作、為社會或個人服務。要做好服務工作,必須要樹立起良好的服務意識,當所提供的服務為利用者帶來了幫助之時,檔案人員的價值也得到了體現。要做好服務工作,檔案人員必須要具有熱情的服務態度,盡心盡力,積極主動,用心、耐心、細心地為利用者提供熱忱服務。
3)尊重檔案、尊重歷史,堅持實事求是的工作作風
檔案是歷史的真實記錄,只有保持檔案的原貌,才能真正體現檔案價值。因此,據實立檔,據實用檔,是檔案管理人員應當樹立的職業思想和行為准則。在收集、整理、保管、利用的過程中,都應該堅持尊重檔案原貌的原則,切莫隨意地塗改、編纂、偽造檔案。檔案管理人員在保護檔案外觀完整無損的同時,更應該注重保護檔案內容的真實。
原始性和真實性是檔案的根本特徵,檔案管理人員務必要尊重事實,切忌憑借自身的主觀臆斷妄加評論或猜測,而是要本著對歷史負責態度,實事求是地開展工作,養成嚴謹的工作風格。
1.3具有扎實的專業知識素質
1)全面掌握檔案專業基礎知識
檔案管理人員必須掌握檔案管理學、科技檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、檔案縮微復制技術、計算機輔助檔案管理等理論知識,另外,還應通過聆聽專題講座、參加研討會等各種途徑,獲取檔案學最新研究動態。檔案管理人員也要開展檔案研究,從而提高自身科研能力。
2)精通檔案管理各環節的流程和方法
檔案管理人員要熟悉檔案業務工作的各個環節,從檔案收集、整理、保管、鑒定、統計、提供利用等步驟都要了如指掌,並且能熟練的操作實踐;而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法。
社會進步和科技發展,促使新生事物層出不窮,檔案的`門類和種類也在不斷地豐富。對於新出現的檔案,檔案管理人員要有一種大膽創新的精神,勇於探索科學合理的管理方法,提高自身處理新事物的技能和技巧。
3)把握各類檔案工作政策和標准
熟悉黨和國家有關檔案工作的有關方針、政策和檔案工作的法規性文件,對於檔案工作的各項行業標准、性質、范圍及職能都深刻的認識;熟悉上級檔案行政管理部的各種業務規定,對於各類規定的調整或變化,要及時掌握,以免由於信息不靈通,而導致檔案工作落後、脫節現象。
總之,檔案管理人員要把檔案專業法規、政策和檔案專業基本知識以及其他專業知識靈活運用於自己的工作實際,熟練完成自己的業務工作。
2.計算機是做好檔案管理工作的客體
計算機技術的合理開發和應用為檔案管理提供了便捷的技術手段。不但提高檔案管理的工作效率、提高檔案查全率、查准率，加快檢索速度，而且使檔案信息更好地為領導決策、經濟建設和社會公眾服務，現代化的檔案管理與計算機已經緊密結合在一起。
2.1計算機檔案管理可分為三個階段：建檔、保存和管理、利用和服務
其中建檔階段是基礎，它包括文書處理工作在內的許多前期基礎工作。當前，計算機作為一種高效能處理龐大復雜信息與數據的現代化的先進工具，已被廣泛利用。
有效利用計算機的前提是必須給計算機輸入准確的數據，否則會導致整個計算機檔案管理工作陷入混亂之中。給計算機輸入所需要的各項信息的原始數據，這一般稱之為前期基礎工作，它包括做好輸入信息與數據的收集、整理、輸錄等一系列的基礎工作。加強前期處理的基礎工作，是實行檔案計算機管理的前提條件，也是充分滿足檔案計算機管理的技術要求。
2.2檔案的長期安全保管需要自動化的監控手段
要想利用好檔案信息，首先就要保管好檔案。檔案製成材料的壽命與保管條件有很大的關系。為了減緩紙張的老化可以用計算機嚴格控制庫房的溫、濕度，也可以用其實現防火、防盜、防潮等。
2.3檔案利用的時效性要求快速、方便的檢索手段
隨著社會的發展對檔案利用工作的要求越來越高，不僅是各種學術研究希望能夠快速、全面、准確地查閱資料，商品化經濟活動中對檔案的利用能否及時、准確和完整則關繫到企業的興衰，計算機的快速信息檢索功能極大滿足了這種需求。
2.4辦公自動化、產品設計和生產過程的自動化直接生成了機讀檔案或電子檔案，迫使檔案管理也必須採用計算機。
總之，做好檔案管理工作，人是決定因素，同時現代的檔案管理工作對計算機技術的依賴是顯而易見的。檔案管理工作者不僅要有良好的思想政治素質，還必須具有良好的文化素養，掌握一定的計算機技術，除了要在工作實踐中一邊工作一邊學習提高外，還必須要有計劃、有目的地提高。從而緊跟時代的步伐，大大提高檔案管理和使用的效率和價值，為經濟發展和社會提供服務。